公文及檔案整合系統106年3月1日正式上線相關提醒事項

致全校各單位同仁:

     本校公文及檔案整合系統(簡稱公文系統)訂於10631日正式上線,謹再提醒同仁下列事項:

 

1.提醒準備

務請自行備妥有效期內之自然人憑證(戶政事務所隨到隨辦),並完整安裝可用讀卡機,以利製作簽辦及批核公文。

 

2.系統環境

  配合使用自然人憑證,請同仁於校內使用Windows作業系統,以IE瀏覽器進入公文系統(若於校外登入,須先做VPN設定)

  路徑:本校首頁/校園資訊系統/公文及檔案整合系統(31日才有聯結)

 

3.請用公務信箱

公文系統將聯結公務電子信箱提醒同仁(部分同仁已收到測試函),依據106117日暨收文總字1060000768號函(詳暨大文件公告系統第51143號公告)請使用<user_name>@ncnu.edu.tw本校配發之公務電子信箱,以維資訊安全

 

4.登記桌收文

為利系統上線各單位收文,系統已預設各單位登記桌人員權限,可先至ccserver P:/總務處文書組/暨大公文系統使用手冊/公文系統預設登記桌同仁名單中查詢(若有異動單位主管可調整,或請洽系統管理員)

         

          5.現有公文限期處理

          各單位現行方式收創公文只限用到224日止(就是今日),若224日前已送出陳核且需發文之公文,至遲應於310日前送到總務處文書組完成發文,否則須在新系統重新簽核方能發文。

 

           6.公文儘速歸檔

          請同仁儘速歸檔現行方式收創之公文,含104~105年尚未歸檔公文,1061~2月尚未歸檔公文,秘書室亦將發文稽催,以免影響現有檔案資料轉入新系統之作業。

      

7.依規定簽核

為免延誤業務,提醒各單位公文處理應依行政院文書處理手冊及相關規定逐級陳核,並依本校公文線上簽核作業要點規定辦理,未依規定陳核者秘書室將把關退文。

  

8.諮詢服務

為協助各單位同仁順利使用公文系統敬請同仁先留意前述提醒及安裝準備若須協助時

(1)環境設定及操作使用問題

廠商提供300小時人員駐點服務(上線初期每上班日8:30~12:0013:00~17:30,一段時間後同仁服務需求降低,文書組將彈性減少周一或周五服務時間)

客服專員王威善先生 分機:2427(設於文書組,請優先用電話較迅速)

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(2)權限設定等問題

   系統管理員林欣儀組員 分機:2422  e-mail:This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

紀美燕組長 分機:2420  e-mail:This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

(3)基本環境設定特殊問題

計網中心陳順德組長 分機:4022  e-mail:This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. 

        何奇芳先生 分機:4027  e-mail:This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

                                               

總務處文書組 敬啟

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